Prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych, w tym w szczególności dokumentów kadrowych, podatkowych, księgowych oraz rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, to jeden z obowiązków, jakie ciążą na przedsiębiorcach. Nie każdy właściciel firmy zdaje sobie jednak sprawę z faktu, że dokumenty należy przechowywać również przez określony czas po zakończeniu działalności gospodarczej. Co warto wiedzieć na temat przechowywania dokumentacji?

Przechowywanie akt po zamknięciu działalności gospodarczej

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami (należy do nich m.in. Ordynacja podatkowa) konieczne jest przechowywanie dokumentów podatkowych takich jak:

• rejestry prowadzone na cele VAT,
• kilometrówki (ewidencja przebiegu pojazdu),
• dowody księgowe (faktury, rachunki itp.),
• ewidencja w zakresie środków trwałych, dokumentacja inwentarzowa (spis z natury itp.).

Zasadniczo, nakazuje się przechowywanie dokumentacji podatkowej przez okres pięciu lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą dane dokumenty. Zeznania podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego.

Odnośnie dokumentacji rozliczeniowej prowadzonej na cele związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, obowiązują następujące zasady:

• dokumentacja przekazana do końca 2011 roku – 10 lat od daty przekazania ich w formie elektronicznej lub papierowej,
• dokumentacja przekazana nie wcześniej niż w dniu 01.01.2012 roku – 5 lat.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów kadrowych, to zgodnie z prawem pracy należy przechowywać akta przez okres wynoszący od 10 do nawet 50 lat od daty zakończenia pracy przez osobę zatrudnioną. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawierają przepisy prawne.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych – co oferuje zewnętrzna firma przechowująca dokumenty?

Generalnie, możliwa jest archiwizacja dokumentów firmowych na dwa sposoby: we własnym zakresie lub z pomocą doświadczonej firmy zewnętrznej. W ostatnich latach coraz większą popularnością cieszy się drugi z wymienionych wariantów. Dlaczego? Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele:

• oszczędność czasu – usługi przechowywania dokumentów są wykonywane przez doświadczonych pracowników zewnętrznego usługodawcy,
• bezpieczeństwo – outsourcing archiwizacji to nie tylko usystematyzowanie katalogów, ale także takie korzyści jak na przykład możliwość przechowywania dokumentacji w miejscu, które jest bezpieczne, odporne na zalanie itp. Dzięki temu w firmie klienta zostaje więcej wolnej
• przestrzeni – może ona zostać wykorzystana np. w celu organizacji dodatkowych stanowisk pracowniczych.

Źródło: Destroy&Recycling