Dokumenty w firmie, akta pracownicze czy dokumentacja medyczna  – wszystkie te rodzaje dokumentów powinny być przechowywane przez konkretny, określony prawem czas. W zależności od rodzaju dokumentacji, obowiązkowy czas jej przechowywania może się różnić. W tym artykule odpowiemy na pytanie jak długo trzeba przechowywać poszczególne typy dokumentów oraz co zrobić by przechowywanie dokumentów zajmowało mniej przestrzeni w firmie i generowało mniejsze koszty.

Przez ile lat powinny być przechowywane dokumenty firmowe?

Pięcioletni obowiązek przechowywania dokumentów firmowych obowiązkowy jest dla większości rodzajów dokumentacji firmowej. Wyjątek stanowi dokumentacja pracownicza oraz niektóre dokumenty składane do ZUS. Należą do nich:

• ZUS DRA,
• wszelka dokumentacja korygująca, która została złożona do ZUS przed rokiem 2012
• ZUS IWA

Przechowywanie dokumentów firmowych, o których mowa powyżej powinno trwać 10 lat.

Przechowywanie akt osobowych nakreślone jest odrębnymi przepisami prawa. Jeżeli w firmie zatrudniani byli pracownicy jeszcze przed rokiem 1999 wówczas nakładany jest 50 letni obowiązek przechowywania takich akt osobowych. Jeśli w firmie będzie miało miejsce jakiekolwiek wykroczenie skarbowe, w wyniku którego zostanie wszczęte postępowanie karne, wówczas okres przechowywania dokumentów ulega wydłużeniu.

Przechowywanie dokumentów księgowych w spółce

Przechowywanie dokumentów księgowych w każdej spółce jest ściśle określone przepisami prawa. Przepisy te mówią o 5 letnim okresie przechowywania dokumentów spółki. Przez okres ten powinny być przechowywane dokumenty będące dowodem rozliczeń podatkowych. Do dokumentów tego typu należą m.in:

• księgi rachunkowe
• dowody księgowe

Inne dokumenty księgowe spółki które trzeba przechowywać przez 5 lat to m.in:

• dokumentacja środków trwałych
• umowy
• kartoteki wynagrodzeń pracowników

Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja medyczna?

Do jednych z najważniejszych rodzajów dokumentów należy dokumentacja medyczna. Przechowywanie dokumentacji medycznej powinno trwać konkretną liczbę lat – jest to określone przepisami prawa. Ustawa dotycząca praw pacjenta wskazuje na 20 letni obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej. W niektórych wypadkach okres ten jest wydłużony do 30 lat – chodzi np. o sytuacje w której pacjent poniósł śmierć w wyniku zatrucia lub przyczyną śmierci było uszkodzenie ciała. W takich sytuacjach obowiązkowe przechowywanie dokumentacji medycznej trwa 30 lat.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumentację?

Bez względu na rodzaj dokumentacji do przechowania warto zwrócić uwagę na zabezpieczenie wszelkich przechowywanych dokumentów. Jest to szczególnie istotne w przypadku instytucji, firm, jednostek medycznych, które generują bardzo dużo dokumentów niezbędnych do przechowywania. W takim wypadku warto zwrócić uwagę na usługi przechowywania dokumentów przez firmy zewnętrzne. W ten sposób ważna dokumentacja jest odpowiednio zabezpieczona, chroniona i monitorowana przez systemy zabezpieczeń. Ma to też dodatkowy plus – zwolnienie przestrzeni w firmie.