Normy i ustawy dotyczące ochrony danych osobowych mają istotny wpływ na sposób przechowywania dokumentów. Określają metody archiwizacji akt oraz czas i przetrzymywania. Podpowiadamy, jak archiwizować dokumenty w zgodzie z panującymi normami prawnymi.

Archiwizowanie akt a RODO

Dostosowanie się do zasad RODO wymaga analizy stanu przechowywanych akt. W tym celu należy przejrzeć posiadaną dokumentacje, przeprowadzić jej segregacje i określić strukturę jej porządkowania. Zgodnie z normami dotyczącymi ochrony danych osobowych część akt może wymagać zastąpienia zaktualizowanymi egzemplarzami. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z RODO ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa wrażliwych danych osobowych, które nie powinny się dostać w niepowołane ręce. Z tego powodu należy stosować się do zasad:

• legalności,
• ograniczenia czasowego,
• celowości,
• adekwatności.

Archiwizowanie dokumentów zgodnie z RODO

Archiwizacja dokumentów według najnowszych zasad wiąże się z koniecznością odpowiedniego zabezpieczenia archiwum. W tym celu należy wydzielić odpowiednie pomieszczenie i wyposażyć je w takie przedmioty jak:

• regały,
• segregatory,
• teczki
• oraz niszczarkę.

Dobrym zwyczajem jest posiadanie zamykanej szafy przeznaczonej do przechowywania najwrażliwszych akt. Archiwizowanie dokumentacji to czasochłonny proces, który należy wykonać z najwyższą starannością. Takie podejście pozwala uniknąć ewentualnych dotkliwych sankcji ze strony instytucji państwowych. Należy pamiętać o dokonaniu podziału dokumentów na te, które mają być przechowywane wieczyście i na te, które mogą być zniszczone po upływie określonego czasu. Z reguły akta czasowe odnoszą się do spraw podatkowych, pracowniczych i inwentaryzacyjnych.

W przypadku problemów z dostosowaniem się wyżej wymienionych norm warto zdecydować się na profesjonalne usługi archiwizacyjne oferowane przez https://www.ekoakta.pl/. Takie rozwiązanie zapewni, że archiwizowanie dokumentów będzie prowadzone według najlepszych praktyk z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.