Biznes, Finanse, Prawo

Jak długo trzeba archiwizować dokumenty?

W każdym polskim przedsiębiorstwie tworzy się całe mnóstwo dokumentów. Gdy jednak nie są już dalej potrzebne, to nie można ich po prostu zniszczyć. Wiele dokumentów należy bowiem przechowywać. Przez jaki czas wymagana jest archiwizacja dokumentów i w wypadku jakich akt jest wymagana?

Archiwizacja dokumentacji — jakich akt dotyczy?

Działanie takie jak archiwizacja dokumentów jest wymagane w wypadku wielu grup dokumentów. O wszystkim można dowiedzieć się z polskich aktów prawnych. Mówią one o tym, że konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych, pracowniczych, czy też magazynowych, jeśli prowadzimy sklep. Tych grup oczywiście jest znacznie więcej.

Archiwizowanie dokumentów — jak długo jest wymagane?

To jak długo należy przechowywać dokument, zależy od jego typu. Pod tym względem dzieli się dokumenty na kategorię A, czyli dokumentację archiwalną oraz kategorię B, czyli dokumentacją niearchiwalną. Akta z pierwszej grupy należy przechowywać wieczyście. Dotyczy to najczęściej różnych dokumentów dotyczących własności, które mają postać aktów notarialnych bądź dokumentacji sądowej.

 

Tak zwana dokumentacja niearchiwalna dotyczy wszystkich dokumentów, które po czasie mogą ulec zniszczeniu. Najczęściej są to akta pracownicze, dokumentacja księgowa, czy też powiązana z ZUSem.

 

Jeśli chodzi o dokumentację księgową, to okres przechowywania najczęściej wynosi 5 lat i liczenie rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego lub 1 stycznia następnego roku kalendarzowego. Dokumentacja pracownicza musi być z kolei przechowywana przez 10 lat, ale jeśli do nawiązania stosunku pracy doszło przed 1 stycznia 2019 roku, to przechowywanie i archiwizacja dokumentów jest obowiązkowa przez aż 50 lat.

Archiwizacja dokumentów — kto może pomóc nam w ich terminowym niszczeniu?

Jeśli nie chcemy martwić się o, to kiedy można zniszczyć poszczególne dokumenty, to możemy zdecydować się na usługi archiwizacyjne. Są one oferowane przez firmy, które specjalizują się w archiwizacji i bardzo często posiadają one własne archiwa.

 

Decydując się na usługi archiwizacyjne, nasze dokumenty trafiają do specjalnych archiwów prowadzonych przez firmy zewnętrzne. Kontrolują one między innymi, to kiedy dokument można zniszczyć. Ten proces nazywa się brakowaniem dokumentów i polega na regularnym usuwaniu z archiwum akt, których okres przechowywania się skończył. Wtedy firma, która realizuje dla nas usługi archiwizacyjne, zajmuje się ich zniszczeniem w sposób zgodny z prawem tak, by nie można było ich ponownie odczytać.